Starten på et nyt kalenderår indvarsler tiden, hvor rederierne indsender information om forhyringsdage til UFDS. Taløvelsen er krævende, men værdifuld for alle for at sikre korrekt afregning.
Hvad har den lovpligtige arbejdsskadeforsikring for de søfarende kostet de enkelte rederier i det forgangne år? Og hvad skal rederierne budgettere med for det kommende år?
To enkle spørgsmål, som melder sig i forlængelse af et årsskifte, men også spørgsmål, der kræver et større puslespil at svare på – både historisk og i det økonomiske forecast.
Indberetning af forhyringsdage til Ulykkesforsikringsforbundet for Dansk Søfart er afgørende for udregning af rederiernes præmie frem mod opkrævningen – eller tilbagebetalingen – i juli, ligesom de indberettede forhyringstal også danner grundlag for fakturaerne det kommende år.
Som gensidigt forsikringsselskab skal UFDS ikke generere afkast til aktionærer, men derimod sende de midler, der måtte være indbetalt for meget, tilbage til medlemmerne. Har et rederi eksempelvis betalt for 8.000 sejldage, men kun sejlet for 6.000, så bliver de sidste 2.000 dage betalt tilbage, herunder både forsikringsafgift, tariffer og andet.
Deadline for indberetningen er i slutningen af januar, og hos UFDS er det police- og skadebehandlerne Tina Christensen og Kia Sandorf Pluszek, der håndterer indhentningen og kontrollen af de mange data fra rederier og andre medlemmer.
Det omfattende datamateriale stiller store krav til indsamlingen og håndteringen, så alle informationer bliver registreret korrekt. Bedst for UFDS er det at modtage de mange data i Excel, fordi tallene så kan uploades direkte i systemet, forklarer Tina Christensen.
»Før i tiden sendte vi en PDF-fil ud, som medlemmerne udfyldte manuelt, men nu har vi udarbejdet et beregningsark i Excel, som man kan udfylde digitalt og sende retur i samme format. Det er nemmere og sikrere for både os og rederierne, så det er vi glade for,« siger hun.
Vigtighed retfærdiggør tidsforbrug
Kia Sandorf Pluszek sætter stor pris på at hjælpe medlemmerne med indberetningerne.
»Vi har en løbende og rigtig fin dialog med rederierne. Lige i denne her fase taler vi jo mest med dem, der har nogle udfordringer af forskellig art, men vi går konstruktivt til sagen med en viden om, at det kan være kompliceret for nogle af de mindre organisationer,« siger hun.
En del af opgaverne er derfor at følge op og kontakte de rederier, der måtte mangle at indgive oplysninger efter deadline.
»Det er en vigtig prioritet for os at række ud til dem, der ikke har fået tingene sendt ind eller er i tvivl om opgørelserne, for vi har stor respekt for, at det ikke er nemt at få på plads. Og vi er her jo for medlemmernes skyld,« understreger Kia Sandorf Pluszek.
Med alle indberetninger i hus kan Kia og Tina Christensen lave en stor, samlet rapport og gennemgå materialet for at sikre, at opgørelserne er korrekt i forhold til eksempelvis de rederier, der skal betale krigsskadeserstatning, at antallet af udenrigssejladser passer med oplysningerne, og at der bliver modregnet rabat fra miljøbidraget.
»Vi er altid glade for at nå i mål med det hele, men samtidig er det også en god proces. Egentlig er det jo lidt en ’årlig gennemgang’, hvor vi og medlemmerne er ude i hjørnerne og får oprettet nye skibe og slettet de gamle, der ikke er aktive mere. Og så vi får talt med mange af medlemmerne – det kan vi jo godt lide,« slår Tina Christensen fast.
